Jobdesk Sekretaris: Tugas, Kualifikasi, dan Keahlian yang Dibutuhkan

@istockphoto.com

Sekretaris adalah salah satu profesi yang sangat penting dalam perusahaan, namun sering kali disalahpahami. Banyak orang berpikir bahwa tugas sekretaris hanya sebatas mengurus surat-menyurat dan menerima telepon. Padahal, jobdesk sekretaris jauh lebih kompleks dan bervariasi, meliputi berbagai aspek administratif dan operasional yang mendukung kelancaran aktivitas perusahaan. Artikel ini akan membahas secara mendalam mengenai definisi, tugas, kualifikasi, dan keterampilan yang dibutuhkan seorang sekretaris.

Definisi Sekretaris

Menurut Targetjobs, sekretaris adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk membantu mengelola keperluan administrasi dan operasional atasannya. Mereka sering menjadi orang pertama yang berinteraksi dengan konsumen dan klien untuk mewakili atasannya. Oleh karena itu, mereka sering kali dilibatkan dalam mengatasi persoalan konsumen, terutama yang berkaitan dengan komunikasi dan administrasi.

Jobdesk Sekretaris

Tugas sekretaris dapat bervariasi tergantung pada industri dan kebutuhan spesifik perusahaan. Namun, ada beberapa tugas umum yang biasanya menjadi tanggung jawab seorang sekretaris dikutip dari Workable:

1. Menyambut Pengunjung dan Klien: Menyambut tamu bisnis dan klien dengan ramah dan profesional adalah salah satu tugas utama. Sekretaris harus memastikan tamu merasa nyaman dan memberikan kesan positif tentang perusahaan.

2. Menjawab Panggilan Telepon: Mengelola panggilan telepon masuk dan keluar, mencatat pesan penting, dan menyampaikan informasi kepada pihak yang tepat.

3. Mengelola Email dan Surat: Sekretaris bertanggung jawab untuk mengelola email dan surat masuk serta keluar, memastikan korespondensi dilakukan secara efisien dan tepat waktu.

4. Menjadwalkan Rapat: Mengatur jadwal rapat, memastikan keperluan rapat terpenuhi, termasuk mempersiapkan ruang konferensi, dan mencatat minutes of meeting.

5. Perencanaan Perjalanan Bisnis: Membuat perencanaan perjalanan bisnis untuk eksekutif, termasuk pemesanan tiket, penginapan, dan transportasi lokal.

6. Tugas Administrasi: Melakukan berbagai tugas administratif seperti mencetak dan menyalin dokumen, mengelola database, dan mempersiapkan korespondensi keluar.

7. Pembukuan: Melakukan tugas pembukuan rutin, termasuk pengelolaan invoice dan laporan keuangan.

8. Persiapan Presentasi: Membantu dalam pembuatan presentasi dan laporan, termasuk riset dan penyusunan materi.

Kualifikasi Sekretaris

Untuk menjadi seorang sekretaris yang kompeten, terdapat beberapa kualifikasi yang harus dipenuhi:

1. Pendidikan: Biasanya perusahaan mencari lulusan dari jurusan yang relevan seperti ilmu administrasi, administrasi bisnis, atau administrasi perkantoran. Namun, latar belakang pendidikan yang spesifik mungkin tidak selalu menjadi prioritas selama kandidat memiliki keterampilan yang dibutuhkan.

2. Pengalaman Kerja: Pengalaman kerja sebelumnya sebagai sekretaris atau dalam posisi administratif lainnya sangat dihargai. Peluang magang sebagai front office, resepsionis, atau staf administrasi dapat menjadi langkah awal yang baik.

3. Sertifikasi: Sertifikasi profesi seperti pelatihan dan sertifikasi sekretaris BNSP atau sertifikasi Microsoft Office Specialist dapat meningkatkan kredibilitas dan kepercayaan diri.

Keterampilan yang Harus Dimiliki Sekretaris

Selain kualifikasi, ada beberapa keterampilan penting yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris:

1. Literasi Komputer: Menguasai perangkat lunak dasar seperti Microsoft Office, mengoperasikan email, dan mengelola database adalah keterampilan wajib.

2. Korespondensi: Memahami cara pengelolaan surat dan email bisnis, termasuk penulisan, penomoran, dan pengarsipan.

3. Kemampuan Teknis: Mengoperasikan peralatan kantor seperti printer, scanner, dan mesin fotokopi.

4. Kemampuan Organisasi: Mengelola berbagai informasi dan dokumen dengan rapi dan efisien, baik secara elektronik maupun fisik.

5. Fokus pada Detail: Bekerja dengan teliti dan akurat sangat penting, terutama dalam mempersiapkan rapat atau tugas administratif lainnya.

6. Pemecahan Masalah: Mampu mengambil keputusan penting dengan cepat dan tepat saat menghadapi kesulitan dalam pekerjaan sehari-hari.

7. Customer Service: Menjaga hubungan positif dengan pelanggan melalui komunikasi yang profesional, sabar, dan sopan.

8. Manajemen Waktu dan Multitasking: Mampu mengatur jadwal yang padat dan bekerja di bawah tekanan tanpa mengorbankan kualitas pekerjaan.

9. Presentasi: Mampu membuat dan menyajikan presentasi yang informatif dan menarik.

10. Komunikasi: Baik komunikasi tertulis maupun lisan yang efektif sangat membantu dalam menyampaikan pesan penting dan melakukan korespondensi.

Perbedaan Sekretaris dan Personal Assistant

Dikutip dari Clockster, walaupun tugas sekretaris dan personal assistant (PA) seringkali terlihat mirip, ada perbedaan mencolok antara keduanya:

1. Tugas: Sekretaris lebih fokus pada tugas-tugas administrasi perusahaan, sementara PA lebih sering mengurus kehidupan pribadi atasan mereka.

2. Keterampilan: Sekretaris membutuhkan keterampilan teknologi yang lebih mendalam karena sering bekerja dengan komputer untuk mengetik, mengirim email, dan membuat surat.

3. Lingkungan Kerja: Sekretaris biasanya bekerja di lingkungan perkantoran dengan jam kerja yang lebih teratur, sementara PA mungkin harus mengikuti atasan ke berbagai lokasi dengan jadwal yang tidak menentu.

Gaji Sekretaris

Dilansir dari Glints, gaji seorang sekretaris bisa bervariasi tergantung pada pengalaman kerja, industri, dan lokasi. Rata-rata gaji sekretaris berkisar antara Rp3.500.000 hingga Rp8.000.000 per bulan. Perusahaan besar atau perusahaan di sektor tertentu mungkin menawarkan gaji yang lebih tinggi.

Kesimpulan

Profesi sekretaris adalah peran yang sangat penting dan menantang dalam suatu perusahaan. Tugas mereka mencakup berbagai aspek administratif dan operasional yang mendukung kelancaran aktivitas perusahaan. Dengan kualifikasi dan keterampilan yang tepat, seorang sekretaris dapat memberikan kontribusi besar bagi kesuksesan perusahaan. Jika Anda tertarik untuk memulai karier sebagai sekretaris, pastikan Anda memiliki pendidikan yang relevan, pengalaman kerja, dan keterampilan yang diperlukan untuk sukses dalam peran ini.